Quản lý Lịch trình, Nhiệm vụ bằng Biểu đồ Gantt
Giờ đây, Biểu đồ Gantt đã trở nên vô cùng hữu ích; giúp bạn tìm kiếm, xem và quản lý Lịch trình - Nhiệm vụ bao quát, nhanh chóng dễ dàng trong tầm mắt.
1. Cấu trúc biểu đồ Gantt
(1) Lọc Nhiệm vụ
Tại phần Lọc Nhiệm vụ ở bên trái màn hình, bạn có thể lựa chọn điều kiện lọc như: Nhiệm vụ của Tôi/Nhiệm vụ đã giao, Trạng thái tiến hành, Thứ tự ưu tiên, Ngày bắt đầu/Ngày kết thúc để lọc ra chỉ những Nhiệm vụ muốn xem. Chọn “Toàn bộ” để xem bao quát toàn bộ trạng thái, tiến độ của Dự án.
(2) Thiết lập xem Biểu đồ Gantt
Khi đang xem Nhiệm vụ của quá khứ hoặc tương lai, bạn có thể di chuyển nhanh chóng đến nhiệm vụ của hôm nay bằng việc Click vào “Hôm nay”
(3) Thêm Nhóm/Nhiệm vụ
- Thêm Nhóm: Click “Thêm Nhóm” để phân loại những Nhiệm vụ theo đặc tính/người phụ trách thành các Nhóm riêng giúp thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý.
- Thêm Nhiệm vụ: Có thể thêm Nhiệm vụ trực tiếp ngay trong trang Biểu đồ Gantt mà không cần di chuyển đến màn hình chính hoặc tìm đến Dự án tương ứng.
(4) Cài đặt
Bạn có thể chọn và xem trực tiếp hạng mục mong muốn ngay trong trang biểu đồ Gantt theo tiêu chuẩn Tên Nhiệm vụ/Người phụ trách/Trạng thái tiến hành/Ngày bắt đầu/Ngày kết thúc đã được cài đặt mặc định hoặc thiết lập lại theo ý muốn.
Tip
Đẩy menu Lọc sang một bên để xem Biểu đồ Gantt ở chế độ toàn màn hình.
2. Quản lý Nhiệm vụ bằng Biểu đồ Gantt
(1) Chỉ định Ngày bắt đầu hoặc Ngày kết thúc để hiển thị trên Biểu đồ
Chỉ những Nhiệm vụ có đặt Ngày bắt đầu hoặc Ngày kết thúc mới có thể hiển thị trên Biểu đồ. Có thể thêm trực tiếp Ngày bắt đầu/Ngày kết thúc cho những Nhiệm vụ không được hiển thị ngay trên giao diện biểu đồ Gantt.
(2) Thay đổi Thời gian bằng cách co kéo Thanh trên Biểu đồ
Thay đổi Ngày bắt đầu/Ngày kết thúc của Nhiệm vụ đã được đăng ký bằng cách co kéo Thanh thời gian tương ứng với từng Nhiệm vụ trên Biểu đồ Gantt.
(3) Thay đổi thứ tự Nhiệm vụ trong cùng một Nhóm
Click vào biểu tượng ở bên trái mỗi Nhiệm vụ rồi kéo thả đến vị trí muốn thay đổi trong cùng một Nhóm Nhiệm vụ.
(4) Thêm Nhóm Nhiệm vụ
Tập hợp những Nhiệm vụ theo Người phụ trách/Chủ đề rồi phân loại thành từng Nhóm tương ứng. Chọn “Thêm nhóm” ở thanh Menu phía trên bên phải biểu đồ rồi nhập Tên nhóm và Click Enter để hoàn thành.
(5) Thêm Nhiệm vụ/Nhiệm vụ phụ
Khi đang xem Biểu đồ Gantt, bạn có thể thêm mới Nhiệm vụ và Nhiệm vụ phụ trực tiếp ngay trên giao diện này mà không cần di chuyển đến Dự án tương ứng.
- Nhiệm vụ chính: Di chuyển đến Nhóm bạn muốn thêm mới Nhiệm vụ chính, Click “Thêm Nhiệm vụ” rồi nhập nội dung Nhiệm vụ.
- Nhiệm vụ phụ: Di chuyển đến Nhiệm vụ chính bạn muốn thêm mới Nhiệm vụ phụ, Click “Thêm Nhiệm vụ”, một Nhiệm vụ phụ mới sẽ được thêm bên trong Nhiệm vụ chính mà bạn đã chọn.
(6) Xem chi tiết Nhiệm vụ
Click “Xem chi tiết” ở phía bên phải mỗi Nhiệm vụ để xem nội dung chi tiết của Nhiệm vụ đó. Bạn có thể chỉnh sửa, bình luận, thích, đánh dấu trang…ngay trên trang nội dung chi tiết này.
3. Khi nào thì nên sử dụng Biểu đồ Gantt
- Khi cần xây dựng lịch trình, kế hoạch cho Nhiệm vụ một cách tổng quát sau khi bắt đầu một Dự án mới.
- Khi phải xây dựng lịch trình cho các Nhiệm vụ đã được tạo nhưng có thể xem đồng thời lịch trình của những Nhiệm vụ đang được tiến hành.
- Khi muốn xem một cách bao quát và tổng thể trạng thái và lịch trình đang tiến hành của tất cả các Nhiệm vụ trong Dự án.
- Khi thực hiện những Dự án cần thường xuyên cập nhật Nhiệm vụ mới và điều chỉnh lịch trình.