통합 캘린더로 일정 관리하기📅

‘통합 캘린더’ 기능 오픈! 🥳 이제 프로젝트 일정과 개인 일정을 한 번에 관리할 수 있습니다. 새로운 캘린더를 만들어 손쉽게 일정을 등록하고 다른 구성원에게 일정을 공유해 보세요.

 

1.  캘린더 만들고 구독하기

1) 통합 캘린더 메뉴 접속

플로우 메인 화면 좌측의 ‘캘린더’ 메뉴에 처음 진입하면, 본인의 이름으로 된 ‘기본 캘린더’가 생성됩니다. 기본 캘린더는 삭제/구독 취소가 불가능하며 기본 캘린더의 이름은 프로필에서 설정한 이름으로 적용됩니다. 기본 캘린더 외에 ‘캘린더 추가하기’를 통해 원하는 캘린더를 직접 생성할 수 있습니다. 새로운 캘린더 생성 시 캘린더 이름을 필수로 입력해야 하며, 설명은 필요한 경우 선택적으로 입력하면 됩니다.

 

2) 구성원 구독하기

직접 생성한 캘린더 외에 공개된 캘린더를 검색하여 구독할 수 있습니다. 검색은 구성원의 이름으로 검색하거나 공개 캘린더의 이름으로 검색할 수 있습니다.

① 검색 후 특정 캘린더를 선택하면 즉시 구독할 수 있습니다. 일정 수정 권한이나 캘린더 관리 권한이 있을 경우, 내 캘린더 목록에 추가되고 권한이 없다면 다른 캘린더 목록에 추가됩니다. 

② 캘린더 구독 취소는 왼편 하단의 캘린더 설정에서 ‘캘린더 구독 취소’를 통해 취소하거나 캘린더 메인 화면에서 해당 캘린더 이름 옆 ‘X’ 버튼을 누르면 됩니다.

 

2. 캘린더 설정하기

캘린더는 내 캘린더와 다른 캘린더로 구분할 수 있습니다. 내 캘린더는 ‘일정 수정’ 권한이 있는 캘린더이고 다른 캘린더는 조회 권한만 있는 캘린더를 의미합니다. 

 

1) 내 캘린더 설정하기

자신의 캘린더 이름과 설명에 대한 수정이 가능하며 해당 캘린더를 구독한 다른 구성원도 수정된 내용을 볼 수 있습니다. 캘린더 생성 시 일정 공개 범위 설정을 활성화 할 경우 다른 구성원이 해당 캘린더를 구독할 수 있습니다. 기본적으로 내 캘린더 설정 중 특정 구성원에게 일정의 조회, 수정, 관리 권한을 부여할 수 있습니다. 

 

(1) 공유 대상 및 권한 설정

 캘린더 설정의 ‘공유할 직원 추가’를 통해 구성원을 선택해 권한을 부여할 수 있으며 한 번에 여러 명에게 부여가 가능합니다. 

(2) 권한 해제

권한 해제는 공유한 사용자 목록에서 진행할 수 있습니다. 

(3) 캘린더 삭제

캘린더 관리 권한이 있는 인원에 한해서만 삭제가 가능하며, 삭제 시 구독한 구성원에게도 캘린더가 삭제 됩니다. 삭제 시 복구가 불가능하니 신중한 삭제가 이뤄져야 합니다. 

(4) 캘린더 색상 설정

색상은 캘린더 메인 화면에서 캘린더 이름 옆 '더보기(점 세개)' 버튼을 통해 설정할 수 있습니다. 기본으로 제공되는 색상 외에 맞춤 색상으로 선택이 필요한 경우 하단의 ‘+’ 버튼을 누르면 추가할 수 있습니다. 

 

2) 다른 캘린더 설정하기 

다른 캘린더는 조회 권한만 있는 캘린더를 의미하며 이 캘린더에서는 캘린더 이름과 설명을 수정해도 본인에게만 적용이 됩니다. 다른 캘린더는 캘린더 설정에서 직접 구독을 취소할 수 있으며 삭제는 불가능합니다. 

 

3) 프로젝트 일정 설정하기

여러 프로젝트에서 생성된 일정을 추가하여 통합 캘린더에서 확인할 수 있습니다. 

① 프로젝트 일정에 참여자 등록 시 각 참여자의 캘린더에서 일정을 확인할 수 있습니다. 

② 추가한 프로젝트 일정을 클릭 시 해당 일정으로 이동이 가능합니다. 

③ 캘린더에 추가된 모든 프로젝트 일정은 캘린더에서 수정하거나 삭제가 불가능합니다.
     → 프로젝트 일정을 수정하거나 삭제하기 위해서는 해당 프로젝트에서 설정해야 합니다.

 

3. 캘린더 일정 추가

통합 캘린더에서 오른쪽 상단의 ‘+일정추가’ 버튼 또는 캘린더의 특정 날짜를 클릭하여 일정을 추가할 수 있습니다. 

 

1) 일정 설정

① 일정 등록 시 ‘종일’을 해제할 경우 시간 설정이 가능하며 반복 일정 등록은 ‘옵션 더보기’를 클릭하여 설정이 가능합니다.

② 구성원의 이름 또는 조직도 기반의 검색을 이용해 참석자를 추가할 수 있습니다.

③ 일정을 등록할 캘린더를 내 캘린더 목록에서 선택할 수 있습니다.

기존의 프로젝트에서 사용하던 일정 게시물과 같이 줌(Zoom)이나 MS Teams 화상회의 연동과 장소를 설정할 수도 있습니다. 일정 내용은 최대 4,000자까지 작성할 수 있으며 파일을 첨부하는 기능을 제공합니다. 

 

2) 일정 색상 설정

이제 원하는 색상으로 일정 컬러를 변경해 보세요! 캘린더 컬러와 다른 컬러를 선택하여 각 일정에 따라 컬러로 구분할 수 있습니다. 

 

3) 일정과 일정명 공개 설정

일정과 일정명의 공개 범위를 설정하실 수 있습니다. 일정에 대한 상세한 정보 조회는 할 수 없으나 일정이 있다는 것을 알리기 위해 해당 설정을 활용할 수 있습니다.

① 기본적으로 일정 생성 시 일정과 일정명은 공개로 설정되어 있습니다. 
→ 일정과 일정명이 모두 공개로 설정되어 있으면 일정과 관련된 모든 정보를 조회할 수 있습니다. 

② 일정 비공개 선택 시 일정명의 공개 여부도 비활성화 됩니다.

③ 일정은 공개하고 일정명 비공개 시 해당 일정 제목은 일정 수정 권한이 없는 구성원들에게 ‘비공개 일정’으로 보여집니다.
→ 일정의 시간, 캘린더, 일정 색상만 조회할 수 있습니다.

 

4) 일정 수정 및 삭제

내 캘린더에 등록된 일정은 일정 수정을 통해 참석자, 시간, 화상회의, 위치, 내용, 첨부파일 등의 내용을 변경할 수 있습니다. 또한, 다른 참석자가 없을 경우 일정을 바로 삭제할 수 있으며 다른 참석자가 있다면, 다른 참석자에게 삭제 알림을 전송할지 선택 후 삭제가 가능합니다. 

 

5) 캘린더 활용 방법 💡

(1) 공지 캘린더로 일정 공유

① 캘린더 생성 시 부서나 업무에 맞게 이름을 설정합니다. (예시: A 부서 공지 캘린더)

② 관리자만 일정을 등록하는 경우 1명(관리자)에게 ‘일정 수정 권한’을 부여하고 추가합니다.

③ 다른 구성원들은 ‘캘린더 구독’에서 공지 캘린더 이름을 검색하여 구독합니다.

④'다른 캘린더’에 해당 캘린더가 등록이 되며 일정을 확인할 수 있습니다. 

 

(2) 부서 휴가 캘린더로 일정 공유

①  캘린더 생성 시 휴가 캘린더로 이름을 생성합니다.

② 부서의 모든 구성원에게  ‘일정 수정 권한’을 부여하고 추가합니다.

③ 부서 구성원들은 내 캘린더에 휴가 캘린더가 추가가 되며 휴가 일정을 등록할 수 있습니다.

 

4. 통합 캘린더 관련 자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 등록한 일정을 드래그 앤 드롭 방식으로 변경이 가능한가요? 

- 네 가능합니다! 대신에 다른 참석자가 있을 경우 참석자에게 알림 전송 여부를 확인하고 변경이 가능합니다.

 

Q2. 중복으로 보이는 일정이 있어요.

- 참여하는 일정이 여러 캘린더에 등록이 되면 중복으로 보일 수 있습니다. 예를 들어 캘린더 공개 설정이 된 A 캘린더를 구독하고 있고 이 캘린더에 등록한 일정이 나와 내가 구독한 다른 구성원이 모두 참여자로 되어 있을 경우 공개 캘린더 A, 내 캘린더, 다른 캘린더에 등록이 되어 총 3개의 동일한 일정으로 표기됩니다.

 

Q3. 내 캘린더의 일정 컬러를 변경하면 구독하는 모든 구성원에게도 반영이 되나요? 

- 내 캘린더에만 일정 컬러가 변경됩니다. 구독하고 있는 다른 구성원들은 각자의 일정 컬러로 설정됩니다.

 

Q4. 다른 캘린더의 일정 컬러는 변경할 수 없나요? 

- 다른 캘린더의 각 일정 컬러는 변경할 수 없습니다. 대신에 캘린더의 색상을 수정하여 구분할 수 있습니다. 

 

Q5. 다른 구성원이 생성한 일정에 내가 포함되면 일정 컬러를 수정할 수 있나요? 

- 네 가능합니다! 다만, 수정한 일정 컬러는 자신이 보는 캘린더에만 적용되며 다른 구성원이 생성한 원본 일정에는 적용이 되지 않습니다.

 

Q6. 기존의 프로젝트 일정은 어떻게 확인하나요?

- 프로젝트 캘린더 옆 '+' 버튼을 클릭하여 원하는 프로젝트를 선택하여 확인할 수 있습니다. 

 

Q7. 다른 인원이 캘린더와 일정을 모두 공개로 설정했는데 특정 일정이 계속 비공개로 보여요!

- 구독한 다른 인원의 일정이 계속 비공개로 보인다면 2가지를 확인 부탁드립니다.

1) 구독한 인원이 '다른 캘린더'로 구독한 상태인지.

2) 비공개로 보이는 일정이 프로젝트 일정인지.

* 플로우 통합 캘린더에서는 '다른 캘린더'로 구독한 인원이 프로젝트 일정에 참여하고 있다면 해당 일정은 통합 캘린더에서 비공개 일정으로 보입니다. 

 ※이유: 보안이나 팀/부서의 내부 사정 등의 사유로 프로젝트에서 생성한 일정이 공개 되지 않아야 하는 상황이 발생할 수 있기 때문입니다. 

예를 들어 백부장이 송차장을 다른 캘린더로 구독하고 있는 상황에서 송차장이 다른 팀/부서에게 공유되지 않아야 하는 중요 계약 일정을 프로젝트에 생성하고 참여자에 포함되어 있습니다. 

이때 송차장을 구독한 백부장에게 보안상 공유되지 않아야 할 계약이나 미팅 일정 등 세부 내용이 모두 공개된다면 문제가 발생할 수 있기에 아래와 같이 비공개 일정으로 표기가 됩니다. 

즉, 캘린더 구독하기를 통해서 손쉽게 다른 인원의 일정을 확인할 수 있지만 프로젝트의 특정상 내부 보안이 필요한 일정이 생성될 수 있기에 이런 일정마저 자유롭게 공개가 된다면 문제가 발생할 수 있어 비공개 일정으로 노출됩니다.