재피어(Zapier) 활용법 1 - 구글 설문(Forms) 신규 응답 알림봇 받기

많은 기업에서 설문 조사, 교육/미팅 신청, VOC 접수 등 다양한 목적을 위해 구글 설문(Google Forms)을 사용하고 있습니다. 이 때, 신규 응답을 확인하기 위해 응답 페이지에 반복적으로 접속해야 하거나 때로는 너무 바빠 늦게 확인하는 상황이 많을 텐데요.

이렇게 단순한 확인을 위해 소모해야만 했던 업무 시간을 단축할 수 있는, Zapier를 통한 플로우 알림봇 X Google Forms 활용 방법을 소개해드리겠습니다. 
 

크게 1. 새로운 Zap을 생성하고, 2. 트리거(Trigger)가 될 구글 설문(Forms)을 선택하고, 3. 플로우에 알림봇을 어떻게 받을지 설정하는 3단계의 과정입니다. 처음엔 어색하겠지만 한 번만 따라해보면 그 이후에는  쉽게 설정할 수 있습니다!👍 플로우에서 재피어 연동을 시작하는 방법은 여기를 눌러 확인해 주세요.

 

1단계) 신규 Zap 생성하기

Zapier 좌측 상단의 '+ Create Zap'을 클릭하여 신규 Zap을 생성합니다. 플로우에서 바로가기를 통해 표시되는 화면에서 원하는 템플릿을 선택하면 편리합니다. (이미지, 어떤 연동인지 강조된 이미지)

 

2단계. 트리거(Trigger) 설정하기 

이제 플로우 알림봇을 작동하게 할 Trigger를 설정할 단계입니다. 상단에 보이는 노란 박스 영역은 무시하고 넘어가도 괜찮습니다.  

 

1. 앱과 이벤트(App & Event) 설정하기

1) '1. Trigger'를 클릭한 후, Google Forms를 검색하여 선택합니다. 

 

2) Google Forms에 신규 응답 또는 신규 응답 + 답변 업데이트 중에서 어떤 이벤트가 있을 때 플로우에서 알림봇을 받을지 선택할 수 있는데요, 이번에는 새로운 응답이 접수됐을 때만 알림봇을 받아볼 수 있도록 설정해 보겠습니다. 선택했다면 'Continue'를 클릭하여 과정을 이어갑니다.  

 

2. 계정(Account) 연결하기 

1) 연동할 설문지를 선택하기 위해서는 설문에 접근할 수 있는 구글 계정을 연결해야 합니다. 'Sign in'을 클릭해서 계정을 선택하고 로그인합니다. 

 

2) 연결된 계정을 한 번 더 확인한 후 'Continue'를 클릭합니다. 

 

3. 트리거(Trigger) 설정하기 

계정을 연결했다면, 이제 Trigger가 될 '설문지'를 연결할 차례입니다. 설문지를 선택했다면 확인 후 'Continue'를 클릭합니다. 

 

4. 트리거(Trigger) 테스트

이제는 Trigger 가 정상적으로 동작하는지 테스트할 차례입니다. 'Test Trigger'를 클릭한 후 이미 등록되어 있는 응답 중 1개를 선택하여 'Continue with selected record'를 클릭합니다. (만약 Google Form에 기존에 등록되어 있는 응답이 없다면 임의로 응답 값을 등록해주셔야 합니다.) 클릭 후 아무 문제 없이 'Action 단계'로 넘어간다면 테스트가 정상 완료된 것입니다. 

 

3단계. 액션(Action) 설정하기 

이제 설정한 Trigger가 발생했을 때 플로우에서 어떻게 액션하게 할 지 설정하는 단계입니다. 플로우팀은 신규 교육 신청 건을 쉽게 확인할 수 있도록 플로우 알림봇을 설정해보도록 하겠습니다.

 

1. 앱(App) 선택하기  

현재 Google Forms와 플로우를 연결하는 중이니, flow.team'을 검색하여 선택합니다. 

2. 이벤트(Event) 설정하기 

계정을 연결했다면, 플로우에 연결할 수 있는 액션 리스트를 확인할 수 있습니다. 'Create Bot Notification(알림봇 생성하기)'를 선택한 후 'Continue'를 클릭합니다. 

3. 계정(Account) 선택하기 

1) 연결할 플로우 계정에 로그인합니다. 이미 로그인되어 있다면, 아래 '2)번'부터 진행하면 됩니다.

 

2) 연결된 계정을 확인하거나 변경 후 'continue'를 클릭합니다. 

 

4. 액션(Action) 설정하기 

이제 마지막으로 플로우 알림봇을 어떤 형태로 받을지 설정하는 단계입니다. 알림봇 메세지를 수신받을 플로우 계정/제목/본문/연결 링크/봇ID를 설정하게 됩니다. 

 

1) 알림봇 메세지를 수신 받을 플로우 계정 설정하기 

연결한 Google Forms(구글 설문)에 새로운 응답이 있을 때, 알림봇을 받아 볼 플로우 계정을 설정하는 단계입니다. 3단계의 3번에서 로그인한 플로우 계정이 자동으로 리스트에 조회되며, 해당 계정을 선택해주시면 됩니다. (계정 1개만 선택 가능합니다.) 

 

2) 제목 설정하기 

알림봇의 제목을 설정할 수 있습니다. 제목은 Google Forms(구글 설문)의 응답 항목 중에서 선택할 수도 있으며, 직접 입력할 수도 있습니다. 

 

3) 알림봇 Content(본문) 설정하기 

알림봇으로 수신될 메시지 본문을 설정하는 단계입니다. 응답 내용 중 중요한 내용을 포함시키면 신규 응답에 대한 알림 역할을 할 뿐만 아니라, 중요한 내용을 바로 확인할 수 있도록 해줍니다.

 

4) URL 연결하기 (선택)

알림봇에서 바로 연결해 이동할 수 있는 링크를 삽입할 수 있습니다. Google Forms(구글 설문)의 경우에는 응답 결과 스프레드 시트나 설문의 응답 결과 페이지 링크를 연결하면 자세한 내용을 쉽게 확인할 수 있습니다. 

 

5) 봇 아이디(Bot ID) 설정하기 

알림봇의 발신자 ID가 될 봇 아이디(Bot ID)를 설정합니다. 우리 회사 내 생성되어 있는 Bot ID가 리스트에 조회되며 그 중 선택하여 설정합니다. 

 

6) 테스트 하기

마지막으로 연동이 정상적으로 완료되었는지 테스트하는 단계입니다. 'Test Step'을 클릭하여 오른쪽의 화면처럼 'true/success' 메시지가 확인되면 정상적으로 연동되었다는 의미이며, 실제로 알림봇으로 가장 최근 답변이 수신됩니다. 

 

이제 모든 단계가 끝났습니다! 👏

이제부터는 알림봇을 통해 신규 응답에 대한 알림은 물론, 중요한 내용도 빠르게 확인할 수 있게 됩니다. 또한, 연결해 둔 응답 시트 URL 을 통해 구체적인 정보도 플로우를 통해 쉽게 접근할 수 있습니다. 

앞으로는 신규 응답을 확인하기 위해 반복적으로 응답 페이지에 접속하던 시간, 너무 바빠 뒤늦게 확인하던 시간들을 Zapier를 통해 단축하여 퇴근 시간을 앞당기고, 더욱 생산적인 업무에 투자해보세요!