플로우 WiKi - 어드민

플로우 WiKi를 사용하다 보면, 페이지를 정리하고, 첨부파일 업로드 정책을 정하고, 외부 공개 링크를 관리해야 하는 순간이 생깁니다. 'Wiki 어드민' 화면에서 위키 이름 관리부터 페이지 현황 확인, 첨부파일 업로드 설정, 외부 공유 링크 관리까지 운영에 필요한 주요 기능을 한 번에 확인할 수 있습니다! 📊

TIP.

플로우 WIKI 화면 내 '어드민' 기능은 기업 내 관리자만 이용 가능한 기능입니다. 플로우 관리자는 현재 관리자가 추가로 지정하거나 해제할 수 있습니다(관리자 추가 지정 방법 바로 가기).

1. 플로우 WiKi 어드민 - 관리 화면 진입하기

플로우 WiKi 화면에 진입한 이후, 왼쪽 하단의 '어드민' 부분을 클릭하면 관리 화면이 실행됩니다.

2. 플로우 WiKi 어드민 - 상세 기능

플로우 WiKi 어드민 화면에 진입하면 크게 '기업 내 전체 페이지(①)', '내 폴더 관리(②)', '보안 설정(③)'까지 3가지의 카테고리의 설정 사항을 관리할 수 있습니다. 기능 이용 시 필요한 페이지 관리나 파일, 공유 여부 등의 요건을 전반적으로 체크해 볼 수 있어요.

1) 기업 내 전체 페이지 관리

회사에서 사용하는 WiKi의 이름을 확인하고 수정할 수 있는 메뉴입니다. 현재 설정된 WiKi명이 표시되며, 필요하면 원하는 이름으로 변경할 수 있습니다.

① 기업 Wiki 정보(명칭) 관리 : 왼쪽 메뉴에서 회사 도서관 정보를 클릭한 뒤, 원하는 이름을 입력하고 수정 버튼을 클릭하면 적용됩니다. 회사에서 사용하는 공용 WiKi 이름으로 노출되니, 누구나 이해하기 쉬운 이름으로 설정하는 것을 권장합니다.

② 기업 Wiki 페이지 관리 : 회사 Wiki에 있는 페이지를 한눈에 확인하고 관리하는 메뉴입니다. 어떤 문서가 운영 중인지, 삭제된 문서는 무엇인지, 소유자가 없는 페이지는 없는지 빠르게 점검할 수 있습니다. 검색창에서 페이지명을 검색해 원하는 문서를 빠르게 찾을 수도 있습니다.

TIP. Wiki 페이지 관리 화면에서 불필요한 페이지를 발견했다면, 우측의 삭제 아이콘(휴지통)으로 페이지를 정리할 수 있습니다. 또한 '엑셀 다운로드'로 목록을 일괄 내보내기 할 수도 있습니다.

- 오래된 문서를 정리하고 싶을 때, 누가 만든 문서인지 빠르게 확인하고 싶을 때, 최근 업데이트가 없는 페이지를 점검하고 싶을 때, WiKi 운영 현황을 엑셀로 관리하고 싶을 때 활용해 보세요.

2) 내 폴더 관리

위에서 설명한 '기업 내 전체 페이지'가 공용 지식 공간이라면, '내 폴더'는 구성원들의 내 폴더에 있는 페이지를 관리하는 메뉴입니다. 어드민에서는 내 폴더에 생성된 페이지도 별도로 확인할 수 있어 운영 현황을 더 세밀하게 살펴볼 수 있습니다.

해당 메뉴 역시 우측의 삭제 아이콘(휴지통)으로 페이지를 정리할 수 있고, 필요하다면 '엑셀 다운로드'로 목록을 일괄 내보내기 할 수도 있습니다. 각각의 페이지를 클릭하여 소유자 확인 및 권한 설정도 가능합니다.

TIP.

'내 폴더'는 기본적으로 본인만 볼 수 있는 비공개 공간이며, 관리자나 최고 관리자도 기본적으로 접근할 수 없는 정책을 가집니다. 다만 운영 상 페이지 목록과 상태를 확인하거나, 정책에 따라 이동·정리되는 상황은 별도로 관리될 수 있습니다.

3) 보안 설정

(1) 첨부파일 설정

첨부파일 설정 메뉴는 WiKi에서 파일 업로드를 허용 혹은 비허용할지, 그리고 한 번에 업로드할 수 있는 최대 파일 용량을 얼마로 설정할지 관리하는 메뉴입니다. 웹(PC)과 모바일 환경을 나누어 설정할 수 있어 회사 운영 방식에 맞는 업로드 정책을 적용하기 좋습니다.

설정을 위해서는 먼저 화면 우측 상단에 위치한 '수정' 버튼을 눌러 주어야 하며(①), 이후 원하는 설정을 적용하고 난 다음(②), 마지막으로 우측 상단의 저장 버튼을 눌러주면 됩니다(③).

(2) 외부 공유 링크 관리

링크만 있으면 문서를 조회할 수 있는 외부 공개 링크의 활성화 상태를 관리하는 메뉴입니다. 외부 고객, 파트너, 협력사와 문서를 공유해야 할 때 공개 링크를 통해 빠르게 전달할 수 있는데, 어떤 페이지가 공개 설정 되어 있는지 확인할 수 있으며 필요 시 비활성화 할 수 있습니다.

TIP.

- 페이지별 외부 공개 링크를 설정하면 공유가 무척 편리하지만, 자칫 기업 내 보안 사항이 유출될 수 있으므로 공개 범위를 충분히 확인한 뒤 사용하는 것이 권장됩니다.

- 각 페이지를 외부로 공유하려면, 공유가 필요한 페이지 이름 부분에 마우스를 가져다 대어 더보기(점 세개) 버튼을 누른 후(①) '공유하기' 메뉴를 클릭한 다음(②), 접근 권한 부분에서 '링크가 있는 누구나'로 설정하고 저장하면 됩니다(③).

플로우 WiKi의 어드민 기능은 우리 회사의 WiKi를 더 체계적으로 관리할 수 있도록 돕는 기본 관리 도구입니다. 처음에는 페이지 관리, 첨부파일 설정, 외부 링크 관리부터 익혀둔다면 실제 운영에서 가장 자주 필요한 작업을 빠르게 처리할 수 있습니다!👏🏻