퇴사한 직원의 Google Workspace 계정을 삭제하지 않고 데이터를 보관하려면 어떻게 해야 하나요? ‘사용자 아카이브 라이선스’가 무엇이며, 왜 사용해야 하나요?
사용자 아카이브 라이선스(Archived User License)는 퇴사자 계정을 삭제하지 않고도 Gmail, Drive 등 데이터를 보존할 수 있도록 제공되는 Google Workspace 전용 라이선스입니다.
관리자 콘솔에서 사용자의 데이터를 보관해야 할 필요는 있지만, 메일을 주고받거나 Drive를 사용하는 기능은 더 이상 필요 없는 경우에 적합합니다.
주요 특징
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메일/드라이브 데이터 보존: 퇴사자 계정의 모든 이메일과 파일을 유지할 수 있습니다.
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로그인 불가: 사용자 본인은 로그인할 수 없으며, 관리자만 데이터 열람 및 검색 가능합니다.
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저렴한 비용: 일반 사용자 라이선스보다 비용이 낮고 과금 구조가 단순합니다.
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Vault 지원 유지: Google Vault를 통해 이메일, 파일 등의 보존·검색·eDiscovery가 가능합니다.
사용해야 하는 이유
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퇴사자 데이터 보존 의무 대응
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내부 정책, 법적 분쟁, 회계 감사 등을 위해 퇴사자의 이메일·문서 등을 일정 기간 이상 보관해야 하는 경우가 많습니다.
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계정 삭제 없이 비용 절감
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일반 라이선스를 유지하면 매달 불필요한 비용이 발생하지만, AUL로 전환하면 약 70~90% 수준으로 절감 가능합니다.
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데이터 검색 및 복원 가능
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필요 시 관리자 콘솔 또는 Vault를 통해 해당 계정의 메일, 파일을 확인하거나 복원할 수 있습니다.
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공용 메일 주소 유지 시 유리
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ex:
sales@,hr@와 같은 메일 주소를 퇴사자 개인 계정과 연결해 사용 중이던 경우, 그 계정 자체를 남겨야 하는 상황이 발생할 수 있습니다.
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가격(USD, 월정액·1년 약정 기준)
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Business Starter
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본 라이선스: $7
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사용자 아카이브: $2
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절감율: 71.43%
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Business Standard
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본 라이선스: $14
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사용자 아카이브: $3
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절감율: 78.57%
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Business Plus
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본 라이선스: $22
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사용자 아카이브: $4
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절감율: 81.82%
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가격은 2025년 8월 기준 정가입니다. Google 정책이 변경되기 전까지 적용되며, 구독 조건이나 프로모션에 따라 달라질 수 있습니다.
적용 예시
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직원이 퇴사한 경우
→ 라이선스를 AUL로 전환하면, 해당 계정은 더 이상 로그인은 되지 않지만 모든 데이터는 그대로 유지됩니다. -
계정 이름을 동일하게 재사용할 계획이 없는 경우
→ AUL로 보관해 두고, 필요 시 관리자만 접근하는 방식으로 운영 가능합니다.
적용 방법
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Google 관리자 콘솔에서 퇴사자 계정을 활성 사용자 목록에서 찾기
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라이선스를 사용자 아카이브 라이선스로 전환
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Vault 또는 드라이브 검색 등을 통해 데이터 보존 상태 확인
주의사항
- 사용자 수에 따라 아카이브 라이선스도 별도로 구매가 필요합니다.
이 문서는 2025년 8월 기준 Google Workspace의 사용자 아카이브 라이선스 정책을 기반으로 작성되었습니다.