1. 구글 동적 메일(AMP for Email)이란?
구글 동적 메일은 지메일(Gmail)을 통해 실시간 업데이트 내용을 확인하거나 상호 작용할 수 있는 기능입니다. 이제 이러한 구글 동적 메일이 플로우와 연동되어 업무 담당자로 할당되거나 해당 업무의 진행 상태가 변경될 때 구글 메일을 통해 알림을 받아볼 수 있습니다!
또한 이메일 알림 내에서 ‘좋아요’ 버튼을 누르거나 업무 진행 상태로 변경하는 등 직접 업데이트 할 수 있습니다. 이런 알림은 모바일 앱을 통해 담당자가 할당된 경우에도 담당자에게 전송됩니다!
2. 구글 동적 메일을 통한 업무 알림 수/발신
Tip.
- 모든 유형의 이메일 알림은 1분 기준으로 전송이 됩니다.
예를 들어 9시 40분 30초에 업무가 배정 되면, 9시 41분에 이메일이 발송이 됩니다. (다음 분으로 반올림됩니다.)
하지만, 지정된 담당자가 1분 이내에 업무를 읽었다면 업무 알림은 전송되지 않습니다.
📢 구글 동적 메일 알림은 두 가지 상황에서 발생합니다!
1) 업무에 담당자로 지정되는 경우
프로젝트 내 다른 참여자가 사용자 본인을 업무 및 하위 업무의 담당자로 지정했을 때, 1분 이내에 해당 내용을 읽지 않는 경우 메일 알림을 받게 됩니다.
Tip.
- 스스로를 업무 담당자로 지정할 경우에는 메일이 전송되지 않습니다.- 지메일 본문 내용 글자 수는 300자로 제한되며, 초과되는 글자는 표시되지 않습니다.
- 업무 게시글 상태가 '요청'인 단계에서 담당자가 지정된 경우에만 이메일이 전송됩니다. 다른 상태로 업무가 생성된다면 전송이 되지 않습니다.
2) 업무 진행 상태가 업데이트되는 경우
작업 상태가 "요청"에서 "진행"으로, 또는 "진행"에서 "피드백"으로 변경될 때마다 업무 생성자(요청자)에게 알림이 전송됩니다.
Tip.
- 해당 업무에 담당자로 지정되지 않은 프로젝트의 참여자가 게시물의 상태를 변경해도 Gmail을 통한 알림은 계속 전송됩니다.
3. 지메일 본문 내에서 직접 업무 응답 처리하기
플로우 프로젝트 내 업무 게시글에서 담당자로 지정된 경우, 동적 메일 알림 내에서 바로 응답 여부를 처리할 수 있습니다.
1) 새로운 업무에 담당자로 지정될 때 알림
- 선택할 수 있는 답변
- 업무를 확인했습니다 : 업무 요청자가 작성한 게시물에 "좋아요"를 보냅니다.
- 업무를 시작하겠습니다 : 업무를 진행 상태로 변경합니다.
Tip.
- 지메일에서 '좋아요'를 취소할 수 있지만, 진행 상태로 변경된 것을 취소할 수는 없습니다.→ 업무 상태가 '진행 중'으로 변경되면, 메일 내 '업무를 시작하겠습니다' 버튼이 사라집니다.
2) 업무 상태 업데이트 알림
- 선택할 수 있는 답변
업무 잘 부탁드려요! : 업무 요청자가 작성한 게시물에 "좋아요"를 보냅니다.
4. 이메일 알림 설정
플로우 내 환경 설정에서 이메일 알림 옵션을 선택할 수 있습니다.
1) 플로우 접속 후, 오른쪽 상단의 프로필을 누릅니다.
2) [환경설정] > [알림] 으로 이동하여 알림 옵션을 설정합니다.
① 누군가 나를 @맨션 합니다 : 내가 언급된 게시물이나 댓글에 대한 알림이 전송됩니다.
② 누군가가 내게 업무를 배정합니다 : 내가 새로운 업무의 담당자로 지정되거나 기존 업무의 담당자로 지정될 때 알림이 전송됩니다.
③ 내가 요청한 업무의 상태가 변경되었습니다 : 내가 요청한 업무의 상태(요청 / 진행 / 피드백 / 완료 / 보류 등) 및 시작일, 마감일, 우선 순위가 변경될 때 알림이 전송됩니다.
④ 주간 리포트 : 매주 월요일 오전 5시, 내가 이번 주에 해야 할 업무와 요청한 업무에 대한 리스트를 리포트로 받아볼 수 있습니다.
Tip!
- 혹시 연동해 둔 지메일로 동적 메일이 오지 않는 다면 '누군가가 내게 업무를 배정합니다', '내가 요청한 업무의 상태가 변경이 되었습니다'가 활성화가 되어 있는지 확인해주세요!