퇴사자 또는 장기 부재 사용자의 Google Workspace 계정을 처리하려고 합니다. 계정을 삭제하면 데이터가 모두 사라지나요? 일시 중지와는 어떤 차이가 있나요?
Google Workspace에서는 퇴사자, 휴직자 등의 계정을 처리할 때 "삭제"와 "일시 중지"는 전혀 다른 결과를 가져옵니다. 아래 내용을 참고해 신중하게 선택하세요.
✅ 계정 삭제(Delete)
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의미: 계정을 완전히 제거하며, Gmail, 드라이브, 캘린더 등 모든 데이터가 함께 삭제됩니다.
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복구: 삭제된 계정은 5일 이내에 Google Workspace 관리자 콘솔에서 복구할 수 있습니다. 이후에는 복구 불가입니다.
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요금: 삭제 즉시 과금 중단
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권장 상황: 데이터 이전이 완료된 퇴사자의 계정
주의: 삭제 전에 이메일과 Drive 문서를 다른 계정으로 이전하거나 백업해야 합니다.
✅ 계정 일시 중지(Suspend)
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의미: 사용자가 Google Workspace 서비스(Gmail, Drive 등)에 접근할 수 없도록 잠금
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복구: 언제든지 다시 활성화 가능
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데이터 유지: 모든 데이터(Gmail, Drive 등)는 그대로 보존됨
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요금: 과금은 계속됨 (삭제가 아니기 때문)
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권장 상황: 휴직자, 일정 기간 미사용 예정 계정, 퇴사자 데이터 정리 전 대기 상태
✅ 계정 처리 시 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 퇴사자 계정은 어떻게 처리하는 것이 좋나요?
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우선 일시 중지 상태로 보관합니다.
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필요한 이메일/Drive 자료를 다른 계정(예: 팀 공유 계정)으로 이전합니다.
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자료가 모두 정리되면 계정을 삭제합니다.
Q. 이메일과 파일은 어떻게 이전하나요?
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Gmail: Admin Console에서 이메일 위임 또는 이메일 전달 설정 가능
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Google Drive: 관리자가 소유권 이전 가능 (계정 삭제 전 필수)
Q. 백업은 가능한가요?
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Google Vault 사용 중이라면 보존 정책에 따라 보관 가능
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일반 사용자는 Google Takeout 또는 3rd party 백업 솔루션 사용 가능
✅ 요약 비교
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삭제(Delete)
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복구 불가 (5일 이후)
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요금 중단
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데이터 사전 이전 필요
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일시 중지(Suspend)
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데이터 유지
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언제든 복원 가능
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요금 계속 발생
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결론
퇴사자나 장기 미사용자의 계정을 처리할 때는 데이터 이전 → 일시 중지 → 삭제 순으로 진행하는 것을 권장합니다. 실수로 계정을 삭제하면 복구가 불가능할 수 있으므로, 데이터를 정리할 시간을 확보하는 것이 중요합니다.
이 문서는 2025년 6월 기준 Google Workspace 관리 콘솔 정책을 기반으로 작성되었습니다. 최신 정보는 Google 관리자 도움말 센터를 참조해 주세요.